Automatización y Normalización en Google Sheets

Perfil de la Empresa:
Sector: Alimentación
Tamaño: PYME
Plan: Premium

El Reto

Hola, en nuestra oficina tenemos problemas con la gestión de todo lo que hacemos. Te cuento, trabajamos con Google Sheets, y tenemos varias hojas que recogen información unas de las otras (lo hacemos a mano). El problema lo tenemos con la estandarización de nombres, la misma cosa, dependiendo de quién la use, la llama de una manera o de otra. Y al final los datos se falsean porque no coincide nada. Nos gustaría hacer varias cosas: 1) normalizar los nombres y que todo el mundo use los mismos, 2) ¿habría alguna forma de no tener que actualizar manualmente las hojas que dependen entre sí?

Tenemos 3 hojas, «Comercial», «Almacén» y «Stock». Lo que queremos es que si el comercial vende, stock lo tenga en cuenta para pedir a almacén que provea de stock.

Los campos que usamos habitualmente son «Cliente», «Producto», «Unidades», «Precio», «Proveedor», «Unidades Disponibles», «Plazo de entrega» (este campo es importante, porque son plazos de cada proveedor, es decir, si nos quedamos sin un producto, necesitamos saber cuánto vamos a tardar en reabastecernos). ¿Se os ocurre algo?

Juan Carlos – Almacén

Sobre el planteamiento

Claridad del Problema: La consulta de Juan Carlos es precisa y específica, enfocándose en dos problemas principales: la estandarización de nombres y la automatización de las actualizaciones de stock en Google Sheets. La claridad de la consulta facilita la identificación de los pasos necesarios para resolver estos problemas.

Contexto y Desafíos: Juan Carlos menciona que la inconsistencia en los nombres lleva a errores en los datos, y la actualización manual de las hojas de cálculo es ineficiente y propensa a errores. Estos desafíos indican que la empresa necesita un sistema más cohesivo y automatizado para gestionar sus datos de manera más precisa y eficiente.

Necesidad de Soluciones Prácticas: La consulta busca soluciones prácticas para estandarizar los nombres y automatizar las actualizaciones de stock, lo cual es crucial para asegurar la cohesión del proceso y mejorar la precisión de los datos. Implementar una solución en Google Sheets permitirá a la empresa trabajar de manera más coherente y sin errores.

Preocupaciones por la Cohesión del Proceso: Juan Carlos está preocupado por la cohesión del proceso de gestión de datos. La estandarización de nombres y la automatización pueden ayudar a la empresa a mantener la integridad de los datos y asegurar que todos los miembros del equipo utilicen la misma terminología y procedimientos, mejorando así la consistencia y la efectividad operativa.

“La verdad es que al leer la respuesta me pareció complicado. Pero seguí los pasos tal cual me dijo Mateo y, la verdad, todo perfecto. Le doy un 10 de 10”

Automatización y Normalización en Google Sheets
Juan Carlos

Almacén

Automatización y Normalización en Google Sheets

El proceso

Recepción y Asignación de la Consulta:

  • Juan Carlos envía una consulta detallada sobre problemas con la estandarización de nombres y la actualización de datos de stock en Google Sheets.
  • La consulta se asigna a un equipo de consultores especializados en automatización de hojas de cálculo y gestión de datos.

Selección del Consultor Responsable:

  • El equipo evalúa quién tiene la mejor experiencia en automatización y gestión de datos.
  • Se selecciona a un consultor con experiencia en Google Sheets y en la implementación de soluciones automatizadas.

Análisis y Comprensión del Problema:

  • El consultor revisa minuciosamente la consulta de Juan Carlos para entender completamente sus preocupaciones y necesidades específicas.
  • Se identifican los problemas actuales y se especifican los requisitos del sistema, incluyendo la necesidad de estandarizar nombres y automatizar las actualizaciones entre hojas (o libros).

Orientación para el Desarrollo de la Solución

Normalización de Nombres y Automatización de Hojas de Cálculo:

  1. Normalización de Nombres:
    • Crear una lista maestra de nombres estandarizados para «Producto«.
    • Utilizar la función Validación de Datos en Google Sheets para restringir las entradas a los nombres de la lista maestra.
  2. Automatización de Hojas de Cálculo:
    • Utilizar la función IMPORTRANGE para importar datos entre libros de cálculo automáticamente.
    • Crear fórmulas que actualicen automáticamente los datos en las hojas «Comercial«, «Almacén» y «Stock» basándose en las ventas registradas y los niveles de stock.
Automatización y Normalización en Google Sheets

La Respuesta

Asunto: Solución para la Normalización y Automatización en Google Sheets

Hola Juan Carlos,

Gracias por contactarnos. Soy Mateo y seré el consultor designado para tu consulta. Voy a darte una respuesta estructurada para solucionar tu problema de estandarización de nombres y automatización de datos en Google Sheets.

Lo primero, me gustaría aclarar la diferencia entre «Libros» y «Hojas» en Google Sheets:

Libro: Un libro en Google Sheets es el archivo completo que contiene varias hojas de cálculo. Piensa en un libro como el contenedor de todas tus hojas de cálculo. Por ejemplo, un archivo llamado «Gestión de Inventario» podría ser un libro que contiene múltiples hojas.

Hoja: Una hoja es una sola página dentro de un libro de Google Sheets. Puedes tener varias hojas en un solo libro, y cada hoja puede contener diferentes tipos de datos. Por ejemplo, dentro del libro «Gestión de Inventario«, podrías tener hojas llamadas «Comercial«, «Almacén» y «Stock«.

Índice de Funciones que vamos a usar:

  1. IMPORTRANGE: Permite importar un rango de celdas desde otro libro de Google Sheets.
  2. ARRAYFORMULA: Aplica una fórmula a un rango de celdas y devuelve un array.
  3. BUSCARV (VLOOKUP): Busca un valor en la primera columna de un rango y devuelve un valor en la misma fila de una columna especificada.
  4. Validación de Datos: Restringe las entradas de datos en una celda o rango de celdas a un conjunto específico de valores.

Solución para la Normalización y Automatización

Voy a suponer que te refieres a que tienes distintos Libros, y en esa premisa se basa mi respuesta. Veamos…

Normalización de Nombres

1. Crear una Lista Maestra de Productos:

  1. Abre un nuevo libro en Google Sheets y nómbralo «Lista Maestra de Productos«.
  2. En este libro, crea una hoja llamada «Productos«.
  3. En la hoja «Productos«, crea una columna para «Producto» y llena esta columna con los nombres estandarizados que quieres usar, por ejemplo:
    Producto A
    Producto B
    Producto C

2. Implementar la Validación de Datos:

La validación de datos ayudará a restringir las entradas en los libros «Comercial«, «Almacén» y «Stock» a los nombres de la lista maestra de productos.

  1. En el libro «Comercial«, abre la hoja correspondiente.
  2. Selecciona la celda o el rango de celdas donde quieres aplicar la validación de datos (por ejemplo, la columna «Producto«).
  3. Ve a Datos > Validación de datos.
  4. En «Criterio«, selecciona «Lista a partir de un rango«.
  5. Introduce el rango de la lista maestra correspondiente del libro «Lista Maestra de Productos» utilizando IMPORTRANGE:
    =IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1abc123456/edit"; "Productos!A:A")
  6. Reemplaza "https://docs.google.com/spreadsheets/d/1abc123456/edit" con la URL del libro «Lista Maestra de Productos«.

Automatización de Hojas de Cálculo

Objetivo: La automatización de hojas de cálculo tiene como objetivo actualizar automáticamente los datos entre los libros «Comercial«, «Almacén» y «Stock» en función de las ventas registradas. Esto asegura que el stock se actualice automáticamente cuando se realizan ventas y que el almacén sepa cuándo es necesario reabastecerse.

1. Uso de IMPORTRANGE para Importar Datos:

Vamos a usar la función IMPORTRANGE para importar datos automáticamente entre libros.

  1. En el libro «Stock«, selecciona la celda donde quieres que empiece la importación de datos.
  2. Introduce la siguiente fórmula para importar datos desde el libro «Comercial«:
    =IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1abc123456/edit"; "Hoja1!A1:Z100")
  3. Reemplaza "https://docs.google.com/spreadsheets/d/1abc123456/edit" con la URL del libro «Comercial«.
  4. Autoriza el acceso al libro cuando se te solicite.

2. Automatización de Actualizaciones con ARRAYFORMULA y BUSCARV (VLOOKUP):

Para actualizar automáticamente los datos en los libros «Comercial«, «Almacén» y «Stock» en función de las ventas registradas, usaremos ARRAYFORMULA y BUSCARV.

    1. En el libro «Stock«, selecciona la celda donde quieres que empiece la fórmula automatizada.
    2. Introduce la siguiente fórmula para actualizar automáticamente los datos:
      =ARRAYFORMULA(SI.ERROR(BUSCARV(A2:A; IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1abc123456/edit"; "Hoja1!A1:Z100"); 2; FALSO); ""))
    3. Reemplaza "https://docs.google.com/spreadsheets/d/1abc123456/edit" con la URL del libro «Comercial«.
    4. Ajusta 2 al número de la columna que quieres importar.

Espero que estas instrucciones te sean útiles para normalizar los nombres de productos y automatizar la actualización de tus hojas de cálculo en Google Sheets. Si tienes alguna otra pregunta o necesitas más información, no dudes en contactarnos.

Que tengas un buen día,

Mateo – Consultor Google

Automatización y Normalización en Google Sheets

¿Por qué esa solución y no otra?

Al revisar la consulta de Juan Carlos, se consideraron diferentes enfoques para resolver los problemas de estandarización de nombres y automatización de actualizaciones de stock en Google Sheets. A continuación, se explica por qué se eligió la solución final y no otras.

1. Uso de Scripts de Google Apps (Google Apps Script)

Opción Considerada: Utilizar Google Apps Script para crear scripts personalizados que realicen la normalización y actualización de datos automáticamente.

Razón para No Elegirla: Aunque Google Apps Script puede ofrecer una solución interesante y completamente adaptable, requiere conocimientos de programación y puede ser complejo de mantener. La creación y depuración de scripts también puede consumir mucho tiempo y recursos, y cualquier cambio futuro requerirá más desarrollo.

Solución Elegida: Utilizar las funciones integradas de Google Sheets como IMPORTRANGE, ARRAYFORMULA y BUSCARV.

Razón para Elegirla: Estas funciones son fáciles de implementar y mantener, no requieren conocimientos de programación y pueden ser configuradas directamente por los usuarios de Google Sheets. Esto permite una rápida adopción y facilidad de uso.

2. Uso de Complementos (Add-ons) de Google Sheets

Opción Considerada: Instalar complementos de Google Sheets que ofrezcan funcionalidades avanzadas para la gestión de datos y la automatización de tareas.

Razón para No Elegirla: Los complementos pueden ser útiles, pero a menudo vienen con gastos adicionales y posibles problemas de compatibilidad. Además, algunos complementos pueden tener límites de uso o requerir suscripciones, lo que puede no ser ideal para todas las empresas.

Solución Elegida: Implementar una solución utilizando las funciones nativas de Google Sheets.

Razón para Elegirla: Las funciones nativas como IMPORTRANGE, ARRAYFORMULA y BUSCARV no consumen recursos económicos extra y son completamente compatibles con todas las hojas de cálculo de Google Sheets. Además, estas funciones son suficientemente robustas para manejar la mayoría de las necesidades de automatización y normalización de datos.

3. Actualización Manual de Datos

Opción Considerada: Continuar con la actualización manual de datos entre las hojas «Comercial«, «Almacén» y «Stock«.

Razón para No Elegirla: La actualización manual es propensa a errores humanos y consume mucho tiempo. No es sostenible a largo plazo y puede llevar a inconsistencias y errores en los datos, afectando la eficiencia operativa.

Solución Elegida: Automatizar la actualización de datos utilizando las funciones IMPORTRANGE, ARRAYFORMULA y BUSCARV.

Razón para Elegirla: Estas funciones permiten actualizar los datos de manera automática y en tiempo real, eliminando el riesgo de errores humanos y mejorando la eficiencia. Además, estas funciones son fáciles de configurar y no requieren mantenimiento adicional una vez implementadas.

4. Normalización Manual de Nombres

Opción Considerada: Normalizar los nombres de productos de manera manual en todas las hojas.

Razón para No Elegirla: La normalización manual es propensa a errores y consume mucho tiempo, especialmente si hay muchos productos y usuarios involucrados. Además, no garantiza la consistencia a largo plazo.

Solución Elegida: Crear una lista maestra de productos y usar la función de Validación de Datos para asegurar la consistencia.

Razón para Elegirla: La validación de datos asegura que todos los usuarios utilicen los mismos nombres estandarizados sin posibilidad de error, mejorando la precisión y ahorrando tiempo.

En definitiva, el enfoque elegido se basa en maximizar la eficiencia y la precisión utilizando las herramientas nativas de Google Sheets, que son fáciles de implementar y mantener. Esta solución evita la necesidad de programación y gastos extra, asegurando una adopción rápida y efectiva para mejorar la gestión de datos en la empresa.

“No siempre es fácil elegir entre todas las opciones que se abren cuando te hacen una consulta de este tipo. Hay que ponerse en la piel del cliente, entender su objetivo y simplificar al máximo para hacerlo comprensible para usuarios de cualquier nivel.”

Automatización y Normalización en Google Sheets
Mateo

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